Brouillon complet
Les champs saisis sont conservés pour reprendre le contrat sans recommencer le formulaire.
Le contrat pilote le dossier
Un concert, un contrat, des pièces qui restent liées.
JackFact conserve le brouillon, le PDF validé, les informations de l'organisateur et les factures d'acompte ou de solde dans le contexte de la bonne association.
Avant la signature
Un brouillon doit pouvoir évoluer sans devenir un document définitif.
Les informations d'un concert arrivent rarement en une seule fois. Le lieu, l'horaire, le montant ou le contact peuvent être complétés avant l'envoi. JackFact distingue donc le travail préparatoire du contrat validé.
Modification explicite
Un contrat en brouillon reste accessible depuis son suivi et peut être rouvert tant qu'il n'est pas validé.
Aperçu avant envoi
Le PDF de vérification reprend le contenu courant du formulaire afin que l'équipe contrôle les informations réellement destinées au cocontractant.
Contexte associatif
La structure organisatrice, les mentions, l'adresse et les informations documentaires proviennent de l'association connectée.
Après validation
Le document devient une pièce d'historique.
- 01
Valider le contenu
La vérification porte sur le rendu complet, pas sur un modèle vide ou une version antérieure.
- 02
Attribuer la référence
Le numéro du contrat appartient à l'association et ne peut pas être réutilisé pour écraser un document existant.
- 03
Conserver le PDF
Le fichier final est stocké dans le dossier documentaire de la structure et reste accessible après l'envoi.
- 04
Relier les factures
Les factures d'acompte et de solde gardent leurs numéros légaux tout en étant rattachées au même dossier de concert.
Historique plutôt que suppression
Une annulation n'efface pas ce qui a existé.
Un contrat validé ne doit pas disparaître du suivi. L'annulation conserve la pièce, sa référence, la raison, la date et l'auteur pour que l'équipe comprenne encore le dossier plusieurs mois plus tard.
Motif obligatoire
L'annulation explique la décision au lieu de laisser un trou inexpliqué dans l'historique.
PDF conservé
Le document validé reste archivé même lorsqu'il ne doit plus être exécuté.
Factures visibles
Les pièces financières déjà créées restent rattachées au dossier et suivent leurs propres règles comptables.
Séparation serveur
Le suivi filtre toujours par association afin qu'une structure ne puisse pas consulter les contrats d'une autre.