Coordonnées de l'association
Nom, adresse, identifiants, logo, téléphone et email proviennent de la configuration de la structure active.
Des documents rattachés à la bonne structure
Devis et factures restent cohérents du formulaire au PDF.
JackFact applique les coordonnées, le logo, les mentions, le RIB et la numérotation de l'association connectée, puis conserve le document final dans son historique.
Produire sans recopier
Une identité configurée une fois, utilisée au bon endroit.
Une même équipe peut gérer plusieurs structures musicales. Le document ne doit jamais reprendre par erreur l'adresse, le compte bancaire ou l'expéditeur d'une autre association. JackFact charge le contexte de la session et applique les réglages correspondants à chaque étape.
Informations bancaires
Le RIB et les conditions de règlement appartiennent à l'association émettrice et restent indépendants des autres espaces.
Tarifs et prestations
Les montants proposés dans les formulaires peuvent être administrés selon les besoins propres à chaque activité.
Expéditeur email
Le document part du compte SMTP configuré pour l'association afin de rester visible dans sa boîte d'envoi.
Cycle documentaire
Préparer, vérifier, numéroter, archiver.
- 01
Renseigner le client et la prestation
Les informations du destinataire, les dates, les lignes et les conditions sont saisies dans le formulaire métier.
- 02
Vérifier le rendu
L'aperçu reprend les valeurs courantes avant validation afin de repérer une mention ou un montant incorrect.
- 03
Réserver le bon numéro
Les compteurs sont séparés par association et par type de document. Une facture validée conserve une numérotation continue.
- 04
Archiver avant l'envoi
Le document légal est finalisé et conservé avant la tentative SMTP. Un échec d'envoi ne doit pas faire disparaître le PDF ou libérer son numéro.
Traçabilité
Le PDF final ne dépend pas de la boîte mail.
L'historique documentaire reste la source de référence. Il permet de retrouver un devis, une facture et leur statut même lorsque le destinataire demande un nouvel envoi.
Numéro protégé
Une facture finalisée ne peut pas être remplacée silencieusement par un nouveau contenu portant la même référence.
Annulation conservée
Le document, son numéro, son motif d'annulation, la date et l'auteur restent dans l'historique.
Accès contrôlé
Les PDF stockés ne sont pas servis directement. Leur consultation passe par une route qui vérifie la session et l'association.
Brouillons séparés
Un travail en cours peut être repris sans réserver prématurément un numéro légal de facture.